その結果 新しいメモの方法としてA5クリップボードを利用中
■テレワークを経験して仕事方法が変化
新型コロナのため緊急事態宣言が解除されて、自分の勤務先でも自宅でのテレワーク(在宅勤務)が解除された。出勤するようになっても新型コロナ対策が残っていたり、テレワークを経験したため仕事方法が変化した。仕事方法の変化と文具の使い方への影響をまとめた。
①会議
1番変わったのは、会議の方法。社内会議も含めて、自分のデスクからのリモート会議が基本になった。もちろん不要不急の出張は なし。移動時間が なくなって効率化した。
そして、会議資料は全て電子ファイルになった。紙資料を準備しなくて良いのは楽だ。紙資料を持ち歩く必要もない。以前は電子ファイルなしで、紙資料だけのことも多かった。
また、会議室のホワイトボードなどでメモすることもなくなり、電子ファイルの議事メモを会議後に共有することが増えた。以前のホワイトボードの現場メモより電子ファイルの事後メモの方が、整理されていて分かりやすい。
自分で会議メモを仕事ノートに書くことは続けているが、書く量が減った。以前は会議全体についてメモを取っていたが、最近は自分に関連することに絞られている。
②スケジュール管理
リモート会議予定をグループウェアで予約するようになったので、会議スケジュールはグループウェアを見ればよくなった。関係者みんながグループウェアに予定を入れているので、空き時間を探すのも簡単になった。もちろん会議室の確保も不要だし、会議予定の設定が すごく効率化した。
自分で予定をスケジュール帳に書くことは続けているが、書く量は減った。以前は会議予定に加えて関連情報も書いていたが、最近は会議のキーワードと時間を示す線だけの簡単なもの。一方、タスクの予定は従来通り。
③資料管理
会議資料などが電子化されたので、ファイリングが必要なのは自分のワーキングファイルだけ。そのワーキングファイルも、紙資料がなくなってきているので、必要性は減ってきている。以前通り手続きの書類などは紙だが、種類は限られている。案件ごとに出張で持ち歩くこともないし。
④メモ
唯一増えたアナログ文具はメモ用紙。自分でタスクやアイデアなどの紙のメモを書くことは続けている。さらに議題や質問事項などの会議用のメモを書くことが増えた。
以前は会議などの前に ふせん(ポストイット)に小さく まとめて書き、仕事ノートに貼ったりしていた。
最近は自分のデスクで会議しているので、手近なメモ用紙に とりとめなく書き、会議結果も そのままメモしたりしている。
そこで、新しいメモ方法を試行錯誤中。先ずはプライベートのメモと同様にクリップボードを試している。使っているのは、セキセイのクリップファイル「発泡美人」A5 ブラック。表紙が360°折り返せるので、仕事ノートと並べておいても あまり場所をとらない。そして表紙の内側にポケットが付いているので、書いたメモ用紙を入れておける。A5サイズのメモならば、何枚か広げて俯瞰するのも比較的簡単。
そしてクリップボードの上端から はみ出すように黒い厚紙などを はさんで、ペンホルダー代わりにしている。
メモ用の筆記用具は、線を消すのが簡単なシャープペンシル、繰り出し式の大きな消しゴムが付いている三菱鉛筆「E-SHARP」を選んだ。E-SHARPは、グリップにエラストマーを使っていないので、古くなっても手にベタつくことがないし、ペンホルダーの抜き挿しなども しやすい。また、ペン先のスリーブが収納できるのも、持ち運びで引っかからなくて機能的だ。廃番が とても残念。
シャープペンシルの芯は ぺんてる「ハイポリマー」4B。探した中で1番柔らかい芯が4Bだった。以前紹介したように三菱鉛筆「ハイユニ」10Bを使って、その滑らかさと濃い描線に感激したので、シャープペンシルにも なるべく柔らかい芯を入れることにした。4Bならば、ノンビリ考えながらの軽い筆圧でも それなりに読みやすい濃さの線が書ける。
なお、4Bのシャーペンの芯は、デメリットもあるので一般的には おすすめしない。芯が折れやすいとか、書いた線が こすれて落ちやすいとかとか要注意。自分の場合は、デメリット以上にソフトタッチの書き味が うれしいので使っているが。
■まとめ
自分の勤務先では、出勤してもリモート会議が基本なので、仕事方法は一気にペーパーレス化が進んだ。もちろんアナログ文具も従来通り使っているが、書いたり、ファイリングする量は減ってきている。今は新しいメモ方法をトライ中。今後はメモ中心で文具の使い方全般を見直すかもしれない。
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