市販の手帳で満足できず、自作したプロマネ流スケジュール管理のためのスケジュール帳の書き方とは?
■はじめに
前回は、プロジェクトマネージメントのような時間管理(プロマネ流スケジュール管理)が しやすいように自分でフォーマットを考え、印刷・製本を注文して自作した「プロマネ スケジュール帳」のフォーマットや特徴を紹介した。
今回は、プロマネ スケジュール帳の具体的な記入方法について紹介する。(これも1種の手帳術)
■プロマネ流スケジュール管理とは
困難は分割せよ。作業を細分化して管理する、プロジェクトマネージメントで言うところのWBS(Work Breakdown Structure)による工程管理。
①仕事の締め切りを決める。
②締め切りまでに必要な作業を小さな作業の単位(タスク)に細分化する。
③タスクに予定(時間)を段取り良く割り当てる。 (他のタスクと干渉しないよう)
予定の割り当ては、システマチックに、長期的な大ざっぱな予定から徐々に細かい予定を決めていった方が、うまくいきやすい。
■プロマネ スケジュール帳の記入方法
プロマネ スケジュール帳のページ構成の沿って、自分で書いている記入方法を紹介する。(もちろん、自分の例なので、これ以外の書き方で自由に書いて良い)
以下の順番で書いていくと、段階的に予定を詳細化していける。
①カレンダー (バーチカル)
仕事の予定を立てるうえでの前提条件を把握するのが目的。
・休暇、研修など、仕事をしない日にマーカーなどで色を塗る。
そうすると、白く残っている日が稼働日(ワークデイ)、その日数の多さが直感的に分かる。意外とワークデイの少なさにビックリすることもある。
②メモ (階層化)
WBSとして仕事をタスクへ細分化するのが目的。
・先ず、大項目として大きな仕事の項目をグレーの行に書く。
・次に、小項目としてその仕事の内訳となる作業(タスク)を大項目の下、白い行に書く。
・その後、タスクが完了したら、結果を行の右側に書く。
③年間スケジュール (バーチカル)
年間(年度)通してのスケジュールの見通しを立てるのが目的。
・先ず、②の大きな仕事(大項目)の締め切りを書く。大項目ごとに列を分けると分かりやすい。
・次に、もしあれば締め切りまでの中間的な節目(マイルストーン)を書く。
・そして、締め切りやマイルストーンまでに必要な②のタスク(小項目)を書く。
・これらの予定は、他の予定と あまり重ならないように配分する。
④月間スケジュール(バーチカル)
具体的な作業予定を決めるのが目的。
・先ず、日付を動かせない優先度の高い予定を書く。
・次に、③の締め切りやマイルストーンの日付を決めて書く。
・そして、それらの予定までに必要な作業や③のタスクを日割りにして書く。
・その後、空いている日付に優先度の低い作業の予定を書く。
なお、時間に余裕を持たすため、予定で埋めつくさない方が良い。
⑤デイリー スケジュール(ホリゾンタル)
詳細な行動の予定を決めるのが目的。
・先ず、④に書いた予定のうち、時間を決めておくべき予定の時間に線を引く。また、締め切りの時刻には、△記号などを書いて目立たせる。ここで、以前紹介したように4色ボールペンによって予定を色分けしておくと、線や記号を書くだけで、④の予定の項目と対応が付くので、予定の項目を また書かなくてもすむ。
もし、予定が時間軸の目盛りより細かい時刻や時間軸より外の時刻の場合は、時間軸のところに時刻を書く。
・次に、予定の線や記号の下に予定の補足情報を書く。例えば、会議室や打ち合わせ相手など。
・また、年休、出張などの終日に渡る予定を書く場合は、時間軸の外側に書く。
■まとめ
プロマネ スケジュール帳の具体的な記入方法や記入例について紹介した。
大きな作業をタスクへ細分化して全体の作業内容を把握し、予定の全体の見通しを縦ながら徐々に具体化していくのがポイント。そうすると、タスクを見落としなく、段取り良く割り当てて、時間を うまく使える。
次回以降は、スケジュール帳とは別に自作したタスク帳について紹介する。
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