自作手帳④ タスクを詳細化する「プロマネタスク帳」

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市販の手帳で満足できず、自作したタスク管理のためのフォーマットとは?

■はじめに

前回、前々回紹介したよう自作手帳「プロマネ スケジュール帳」でプロマネ流スケジュール管理をしている。

プロマネ流スケジュール管理では、大きな仕事の締め切りを決めて、それまでに必要なことを小さな作業(タスク)に細分化して、日程などへ割り振る。それを自作したスケジュール帳に書いていたのだが、そうしているうちにだんだんと細かい仕事についても細分化したタスクを書きたくなってきた。つまり、タスクを階層化したい。

それで、スケジュール帳とは別にタスク管理専用の「プロマネ タスク帳」を自作して、ページ数の制限を気にせず、どんどん細かいことも書けるようにした。(これも1種の手帳術)

■タスク管理のためのフォーマットとは

もともとプロマネ スケジュール帳でもタスクなどを細分化して書ける階層化メモのフォーマットを2ページ入れている。その階層化メモを独立させて、ページ数を増やした。

①表紙

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シンプルに徹して、罫線などだけ。3本の罫線には、基本的には以下を書く。

・プロジェクトなどの仕事の分類

・使い始めの年月日

・使い終わりの年月日

②メモ (階層化) 40ページ

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タスクや目標などを以下の3段階で階層化して書ける。(もちろんこの順番通りでなくても自由に使える)

・大項目

ページの上に項目を書く。表紙に書いた仕事をページ単位へ分割。

・中項目

ページ中のグレーの行に項目を書く。大項目を最大5項目までに分割。

・小項目

グレーの行の下の白い行に項目を書く。中項目を最大5項目までに分割。

各行は、見開き2ページで4列に分かれているので、タスクや目標の種類ごとに列を書き分けても良いし、予定と結果のように2列セットで書いても良い。

また、日付などを書ける列もあるので、タスク完了確認などPDCA(Plan Do Check Action)管理にも使える。

それに、全ページにページ番号を振ってあるので、他のページの項目を引用するのも簡単。

■プロマネタスク帳の特徴

①タスクなどを詳細化しやすい

仕事の分類から、大項目→中項目→小項目と3段階で詳細化。(この順番通りでなくても普通に使えるが)

②PDCAを実行しやすい

タスクの発生日、内容、終了日、結果を書く列に分かれていて、タスクの進捗管理も行える。

見開き2ページをセットで使えば、中間結果もフォローできる。

③タスクに限らず使える

段階的に詳細化して考えていくアイデア出しや小計をしながら計算する集計表など、箇条書きで結果を書く議事録などにも使える。

④ページが飛んでも分かりやすい

ページ番号を使って相互のページを引用できるので、あちこちのページに書いた内容の関連性がすぐに分かる。

⑤ノートのように文字を記入しやすい行の幅

行の幅約6mm(ノートのB罫、中横罫と同様)で、ノートを書きなれている人にとって文字を記入しやすい幅。

⑥出しゃばらない印刷の色

印刷の色も控えめにして、書いた字の視認性をジャマしないようにした。

⑦薄くて持ち歩くのに便利

ページ数少な目なので、他のノートなどと一緒に持ち歩くのにも便利。

また、複数の仕事ごとに使い分けて、複数冊同時に使っていても、それほどかさ張らない。

⑧消せるボールペンにピッタリの紙質

筆記具は、スケジュール帳に適したフリクションボールペンやシャープペンシルを想定していて、それらに合わせた紙質の上質紙「しらおい」を使用。表面が滑らかで書き味が良く、厚めなのでパイロットの消せるボールペン「フリクション ボール」の字を消しゴム(専用ラバー)でこすって消しても劣化しにくい。

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