市販の手帳で満足できず、スケジュール帳を自作した。そうまでして使いたかったプロマネ流スケジュール管理のための月間レフト式フォーマットとは?
■はじめに
前回紹介したように自分で注文してスケジュール帳を印刷・製本した。その理由は、スケジュールを書くフォーマットにある。
これまで何種類もの手帳などを使ってみたが、自分の仕事のやり方にピッタリと思えるスケジュール フォーマットは見つからなかった。そして、夏休みの宿題みたいに、締め切り直前になって あわてて間に合わそうと焦って仕事をこなければならない毎日で悩んでいた。(同じような悩みのある人も多いのではないか?
そんな状態を何とかしようと、時間管理が うまく回るような独自のフォーマットを考え始め、5年間以上実際に仕事で使いながら改良を続けて、ついに納得できるレベルのフォーマットが完成した。その結果を紹介する。(これも1種の手帳術)
■これまで使ってきた手帳のフォーマット
これまで いろいろ手帳を使ってきたが、うまくいかなかった。どこが問題だったか?
①月間ブロック
1ヶ月の中での締め切りやイベントの日程は把握しやすかった。しかし、1週間を超えると何段かにまたがるので日数の把握が直感的にやりにくく、またスペースが限られているので必要な作業の予定を書くのが難しいため必要な作業が抜けていて、締め切りが近づいてから あわてて作業することにつながった。(夏休みの宿題状態)
②週間レフト
①よりも細かい予定を書くために使ってみた。1日の時間軸が書かれているうえスペースが限られているので、何時にやるか分からない予定は書きにくかった。(仮に時間を決めるにしても考える手間がかかる) メモ ページに日程を書くと、他のメモと まぎれてしまったりした。
また、1週間より先の予定が一望できないので、予定の把握は難しかった。がんばってページをめくっていくか、①と②の両方に書くか悩んだ。(両方に書くと転記の手間が面倒だし、転記ミスが怖い)
③週間バーチカル
時間を決める予定と決めない予定の両方を書けるスペースを求めて使ってみた。スペースの多さは期待通りだったが、時間を決めない予定が多いときは、空白が多くなり、スペースがもったいない気がした。
また、1週間以上の予定把握の難しさは、②と同じ問題だった。
■プロマネ流スケジュール管理とは
うまく時間管理できなかった理由を考えるために自分の仕事の特徴を分析してみると、次々と〆切が来て、まるで長期・短期のプロジェクトが並行して進んでいるような感じだった。
だとすると、プロジェクト マネージメントのような時間管理方法(プロマネ流スケジュール管理)が向いているはず。それは、作業を細分化して管理する、プロジェクトマネージメントで言うところのWBS(Work Breakdown Structure)による工程管理。
①仕事の締め切りを決める。
②締め切りまでに必要な作業を小さな作業の単位(タスク)に細分化する。
③タスクに予定(時間)を段取り良く割り当てる。 (他のタスクと干渉しないよう)
予定の割り当ては、いきなり細かい予定を決めるのではなく、システマチックに、最初は長期的な大ざっぱな予定を立て、徐々に細かい予定を決めていく方が、タスクを見落としなく、別のタスクと干渉しないで、うまく割り当てられる。
■試行錯誤の末たどり着いたフォーマット
そんなプロマネ流スケジュール管理のためのスケジュール フォーマットを考えた。だから、自作したスケジュール帳は「プロマネ スケジュール帳」と呼んでいる。
そのフォーマット構成と主な書き方は、以下の通り。(もちろん書き方は これらに限らず自由に書ける)
①表紙
シンプルに徹して、年表記だけ。
②カレンダー (バーチカル、当年) 1ページ
日付が縦に流れるバーチカル(横罫)形式。
週をまたいだ日数の把握や連続した予定の記入がしやすい。
③メモ (階層化) 2ページ
縦に大項目5行、その下に小項目5行で階層化。5×5=25項目に分割できる。
そして、見開き2ページで4列。列ごとに分野を分けても良いし、予定と結果のように2列セットで書いても良い。
また、日付などを書ける列もあるので、タスク完了確認などPDCA管理にも使える。
④年間スケジュール (バーチカル) 2ページ
月が縦に流れるバーチカル(横罫)形式。1月から翌年の3月まであるので、4月から3月までの年度スケジュールも書ける。
そして、見開き2ページで8列。列ごとに分野を分けても良いし、数年にわたるスケジュールを続けて書いても良い。
⑤月間スケジュール(バーチカル) & デイリー スケジュール(ホリゾンタル) 30ページ
・右ページは、月間で日付が縦に流れるバーチカル(横罫)形式。
曜日、祝日は、色分けしているので、曜日、週の区切り、稼働日(ワークデイ)が分かりやすい。日付は あちこちに表示されているので、予定を書くときの視線移動が少なくて済む。
・左ページは、デイリーで時刻目盛りを横に振ったホリゾンタル形式。
日付の並びや曜日などの色分けは右ページと同じなので、右ページの予定との関連が分かりやすい。
時間軸の目盛りは、仕事で主に働く時間9時から21時を中心にした30分間隔。目盛りの間に仕切り線を書くと15分間隔までは、時刻を書かずに表現できる。
また、3時間おきに薄いグレーの縦線を引いてあるので、午前、午後、夕方、夜と時間帯が分かりやすい。
⑥カレンダー (バーチカル、翌年) 1ページ
②と同じ。
■プロマネ スケジュール帳の特徴
①段階的な時間配分をしやすいページ構成と記入スペース
大ざっぱな締め切りから、月割り→日割り→時間割りと段階的に細かくタスクの予定を割り振っていきやすいページ構成と記入スペースになっている。(この順番通りでなくても普通に使えるが)
②日数を把握しやすい日付の流れ
作業や休みの日数を直感的に把握して、時間リソース配分をしやすいように、日付の流れを縦(バーチカル)に統一。そうすると、週をまたいで連続する作業日数なども、連続した行数として すぐ把握できる。(ガントチャートのように線を引くと、さらに分かりやすい)
また、予定を記入する文字は、よく使っている横罫ノートのように横書きになるので書きやすく、読み取りやすい。
③仕事の種類を書き分けられる記入スペース
年間と月間のフォーマットは4列に分かれているので、複数のプロジェクトや仕事の種類毎にスケジュールを書き分けられる。(簡易的なガントチャートとしても使える)
④日割りと時間割りの予定が一望できる
月間フォーマットでは、見開き2ページで、その月の日程(日割り)と1日での時間軸(時間割り)の両方を一望できる。だから、月間と週間のようにページが分かれているフォーマットでの転記ミスに対して心配が いらない。
⑤ノートのように文字を記入しやすい行の幅
カレンダーは行の幅約5mm(ノートのC罫、細横罫と同様)、その他のフォーマットは行の幅約6mm(ノートのB罫、中横罫と同様)で、ノートを書きなれている人にとって文字を記入しやすい幅。
⑥出しゃばらない印刷の色
印刷の色も控えめにして、書いた字の視認性をジャマしないようにした。それでも、日曜、祝日、曜日などを色分けして、識別しやすくした。
⑦薄くて持ち歩くのに便利
時間軸まで含めながら月間スケジュール+αの薄さなので、他のノートなどと一緒に持ち歩くのにも便利。(以前紹介した仕事手帳に はさんで使いやすい)
⑧消せるボールペンにピッタリの紙質
筆記具は、スケジュール帳に適したフリクションボールペンやシャープペンシルを想定していて、それらに合わせた紙質の上質紙「しらおい」を使用。表面が滑らかで書き味が良く、厚めなのでパイロットの消せるボールペン「フリクション ボール」の字を消しゴム(専用ラバー)で こすって消しても劣化しにくい。
■まとめ
市販の手帳で満足できず、プロマネ流スケジュール管理が しやすいように自分でフォーマットを考え、自作した「プロマネ スケジュール帳」を紹介した。
次回は、その具体的な記入方法について紹介する。
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