スケジュール帖をパッと見て直感的に時間配分が分かるよう見える化する方法は
■優先度の高いタスクに優先的に時間配分
前回紹介したように仕事のスケジュール（予定）を4色ボールペンで色分けして書いている。(これも1種の手帳術)
しかし、 ただ色分けしただけでは、時間を うまく使えない。仕事で時間を上手に使うには、優先度の高いタスクに優先的に時間配分しないといけない。仕事のスケジュール管理をするときの優先度の考え方と色分けの方法を考えてみた。
■スケジュールはどう決めるか
仕事のスケジュールは、次の2つの要素を考えて決める必要がある。
①仕事の成果が大きいか
仕事の成果を出すためには、十分な時間を配分する必要がある。限られた時間リソースは、成果の大きい仕事へ優先的に時間を配分したい。
②時間が自由になるか
かと言って、自由に予定を決められる わけではない。予定の時間が自由に選べない(時間の自由度がない)仕事がある。
■時間配分の優先度を色分けする
時間配分を見える化するにはタスクの優先度に応じて予定を色分けして分かりやすくする。
具体的には以下の順番で予定をスケジュール帳に書いていく。そして、予定と一緒に色分けした線を引くと時間の量が分かりやすい。
①黒： ルーチン
時間の自由度のない仕事。期末締め、定例会議、規定された手続きなど。先ず最初に予定を決めておく。
②青： メイン
優先的に成果を確保すべき仕事。稼ぎ頭の事業、期限の決まったプロジェクトなど。①の後で、納期などの締切までに必要十分な時間を配分する。（ここで余裕を取りすぎず、他の仕事と共有で自由度のある時間に回す）
③緑： サブ
できる限り成果を出す仕事。将来投資的な仕事、今後のための調査・研究など。②の後で、時間を使い果さない範囲で時間配分する。
④赤： オプション
飛び込みの仕事。③の後で、時間の余裕があれば、時間配分する。余裕がなければ、別の日程へ変更するか、そもそも断る。
⑤空白： マージン
その他の予定外の仕事や予定変更のための時間の余裕。予定外というのは、スケジュールを決めないような細切れの仕事を含む。そのためには、④までで全ての時間を使い果さない。つまり、色で埋めつくさず、白い部分を残す。（毎日でなくてもよいが、1週間の中では余白が欲しい）
■なぜこの色分けなのか
色で順番も表現している。色の順番にルールのある方が分かりやすく迷わない。①黒、②青、③緑、④赤は、どういうルールか?
これは、後退色→前進色の順番。だんだんと手前に近づいてくるイメージ。色の順番が分かりやすく、覚えやすい。(詳しくは3D筆記術①を参照のこと)
■まとめ
仕事で時間を上手に使うには、タスクの優先度がパッと見て直感的に分かるよう色分けでミエルカするのが便利。
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