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時間を見える化する「4色スケジュール術」

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パッと見で直感的に時間配分の優先度を見える化できる「4色スケジュール術」とは

 ■はじめに

  前回紹介したように仕事のスケジュール(予定)を4色ボールペンで色分けして書いている。(これも1種の手帳術)

  しかし、 ただ色分けしただけでは、時間を うまく使えない。仕事で時間を上手に使うには、優先度の高いタスクに時間配分しないといけない。仕事のスケジュール管理をするときの優先度の考え方と色分けを考えてみた。

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(フリクションボール4 ウッド)

■スケジュールはどう決めるか

  仕事のスケジュールは、次の2つの要素を考えて決める必要がある。

①仕事の成果が大きいか

  仕事の成果を出すためには、十分な時間を配分する必要がある。限られた時間リソースは、成果の大きい仕事へ優先的に時間を配分したい。

②時間が自由になるか

  かと言って、自由に予定を決められる わけではない。予定の時間が自由に選べない(時間の自由度がない)仕事がある。

時間配分の優先度と色分けは

  時間配分の優先度と予定の色分けは、以下の通り。この順番で予定をスケジュール帳に書いていく。そして、予定と一緒に色分けした線を引くと時間の量が分かりやすい。

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①黒: ルーチン

  時間の自由度のない仕事。期末締め、定例会議、規定された手続きなど。先ず最初に予定を決めておく。

②青: メイン

  優先的に成果を確保すべき仕事。稼ぎ頭の事業、期限の決まったプロジェクトなど。①の後で、納期などの締切までに必要十分な時間を配分する。(ここで余裕を取りすぎず、他の仕事と共有で自由度のある時間に回す)

③緑: サブ

  できる限り成果を出す仕事。将来投資的な仕事、今後のための調査・研究など。②の後で、時間を使い果さない範囲で時間配分する。

④赤: オプション

  飛び込みの仕事。③の後で、時間の余裕があれば、時間配分する。余裕がなければ、別の日程へ変更するか、そもそも断る。

⑤空白: マージン

  その他の予定外の仕事や予定変更のための時間の余裕。予定外というのは、スケジュールを決めないような細切れの仕事を含む。そのためには、④までで全ての時間を使い果さない。つまり、色で埋めつくさず、白い部分を残す。(毎日でなくてもよいが、1週間の中では余白が欲しい)

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■色分けの方法は

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  色で順番も表現している。色の順番にルールのある方が分かりやすく迷わない。①黒②青③緑④赤は、どういうルールか?

  これは、後退色前進の順番。だんだんと手前に近づいてくるイメージ。色の順番が分かりやすく、覚えやすい。(詳しくは3D筆記法を参照のこと)

■まとめ

  仕事で時間を上手に使うには、時間配分の優先度を色分けで表現する「4色スケジュール術」が分かりやすくて おすすめ。

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