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仕事術手帳② (仕事ノートの書き方)

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仕事用ノートの書き方を試行錯誤した結果、今のところ これが良さそう。

 ■はじめに

  前回紹介したようにA5サイズのとじノートを会議などへ持ち歩くように「手帳化」した。そのノートに どう書くかが肝心。仕事の記録として単に保存するだけでなく、後で書いた情報を読み直して今後へ反映したり、次のアクションへ つなげたり、そのアクションを完了するよう管理したい。そんなノートの書き方を試行錯誤してきた結果、現在の書き方を紹介する。

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  ちなみに、これとは別にアイデア出しなどのメモは、とじノートではなく、利活用のために1件1枚で抜き出せるよう、仕事手帳のメモ用紙やポケットサイズのシステム手帳などに書いている。

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■どうするか

  参考にしたのは、以前紹介した書籍の『情報は1冊のノートにまとめなさい』あなたを天才にするスマートノート 『頭がいい人はなぜ、方眼ノートを使うのか?』の3冊。そして、自分流でカスタマイズしてノートの書き方を考えた。

  そんな書き方のポイントをまとめると、以下の3点。

①日付が検索キー

  書いた情報を後で探しやすくするため。

②見開き2ページ単位

  情報を単位化して探しやすくするため。また、事実と分析やアクションなどを書き分けやすくするため。

③記号と色分けで識別しやすく

  要点や進捗を分かりやすくするため。

■もうちょっと詳しく紹介すると

①日付が検索キー

  何冊も書いたノートの中から目的のノートやページを探しやすくするため、日付を書いておく。日付が、書いた情報を検索するためのキー。目的の日付は、スケジュール帳やメールなどから たどりやすい。

・表紙

  ノートの表紙に、使い始めと使い終わった日付を書いておく。それで先ず、表紙を見て目的のノートを探し出す。

・目次

  最初のページに目次として日付とタイトルを日付順に書いておく。そこを見ただけで、目的の内容が書かれているか分かる。そして、日付の位置が そろうように書くため、ページの左側に止め罫(マージン罫)を手書きしている。

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・ページの上

  ページの上(欄外のヘッダ部分)に日付とタイトルを書いておくと、目的のページを見つけやすい。

②見開き2ページ単位

  パッとページを開いた見開きで案件1件だけにすると、タイトルだけで目的のものを探すことができて便利。もしも、いろいろな案件をページの中に混在させると、本文を読まないと目的の案件を見つけられなって大変。

  また、見開きで左右のページをセットにして、内容を書き分けると、必要な内容を もれなく書きやすい。

  主な書き分けは、

・左ページ

  会議やイベントなどの事実を書く。

・右ページ

  事実関係を分析したり、今後のアクションなどを書く。

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③記号と色分けで識別しやすく

  文章だけでなく、記号を使うと、要点を見つけやすくなったり、文同士の関係が分かりやすくなる。そして文章を色分けして書くことで、時間経過や作業進捗を表現する。(色分けについては3D筆記法を参照のこと)

  主に使っている記号は、

・ 項目名など (文の最初に、文章を項目分けして書くときの項目名を示す)

☆ 重要事項、決定事項など (後で見つけやすくするためページの右端に)

△ アクション、TODOなど (ページの右端に、アクションが終わったら塗りつぶす▲)

※ 所見、感想など (文章の最初に、自分の意見を事実と区別する)

← 原因、理由、前提条件など (文と文の間に、因果関係などを示す)

→ 結果、結論、まとめ (文と文の間に、議論の流れなどを示す)

⇔ 対比、比較  (文と文の間に、比較対象を示す)

{ 細分化、並列など (複数の文の最初に、詳細な項目が並ぶことを示す)

} 集約、結論など (複数の文の後で、詳細な項目の まとめを示す)

*1 注釈、補足など (注釈される文の最後と注釈する分の最初に、複数あれば番号を付ける)

  特に重要な☆と△は、日本語の文字と まぎれにくい形の記号にしたうえで、ページの右端に書いている。普通の文章は、横書きで左側から書くので、右端側は文章が書かれずに空いていることが多い。そこに記号を書くと目立つので、後から見つけやすいので、おすすめ。

  例えば、アクション、TODOの記号は、チェックボックスの□(四角)で書く人が多いと思うが、その記号はロ(カタカナ)、口(漢字)などの日本語の文字とまぎれやすい。(文章の内容で区別はつくが、パッと見で目立ちにくい) そこで、自分はTODOの記号を日本語の文字と似ていない△(三角)にしている。それに、△は、テストの採点で正解でないというイメージ強くて、なんとかしたいという切迫感が感じられて、TODO管理に向く気がする。うちの女房は、△の書かれたTODOのメモを渡すと、宿題の採点を思い出す と言って△を嫌って、早く見なくするため さっさとTODOを終わらせてくれる。

  それから、TODOが終わった後に△を塗りつぶして▲にするのは、完了したという達成感をゆっくり味わうため。完了したかどうかを書くだけならチェックマークを書くのが早いが、それだけでは味気なくて▲へ変えた。この方が、文章中で目立つという利点もある。

■まとめ

  仕事用ノートの書き方を自分流で工夫して、仕事の記録として単に保存するだけでなく、後で読み返しやすく、アクションへ反映しやすいような書き方を試行錯誤した結果を紹介した。一部だけでも役立ちそうと思って試してもらえると うれしい。

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