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文具クエスト (ブンクエ)

スマート &シックな文房具を求めて試行錯誤

レタートレイとコピー用紙で書類の処理をTODO管理

自宅で貯まった書類の処理には職場より簡単な管理が向く

■処理が必要な書類には新しい管理方法

  最近 自宅で事務手続きの処理が必要な書類が増えた。処理が終わるまでは一時保存して、処理が ちゃんと終わるようTODO管理が必要だ。

  もちろん職場では そのような管理を しているのだが、自宅ではTODOの頻度も少ないし、コストも節約したいので もっと簡略化した方法を考えた。

  ちなみに 処理が不要で長期保存が必要な書類は すぐセリアの「ファイルスタンド」 (ファイルボックス)に 放り込んで保存している。

■ちなみに職場での管理方法は

①一時保存方法

  処理が必要な書類(ワーキングファイル)は1件ごとにクリアホルダーに入れて、それをレタートレイに入れておく。クリアホルダーの並び順は『「超」整理法』の「押し出しファイリング」。書類にアクセスしたら1番上に置く。それでアクセス頻度順にファイルが並ぶ。

 

②TODO管理方法

  書類処理に限らず実行すべきタスク(TODO)は ふせん(ポストイット)に1件1枚で書いて、自作のTODOボードに貼っておく。ふせんの並び順は締め切りが近い順。ふせんを入れ替えすることで意識がリフレッシュされ、置きっぱなしにならない。

■簡略化した自宅での管理方法は

①一時保存方法

  職場と同様レタートレイに一時保存。自分が選んだのはセキセイ「sedia デスクトレー」タテ型 A4サイズ。色は自宅用デスクマットの色に合うブラックを選んだ。

  書類 1件ごとにクリアホルダーに入れてレタートレイに載せておく。ただし書類が1枚とか、届いたばかりで封筒のままならクリアホルダーに入れずに そのままレタートレイに。クリアホルダーを節約。

②TODO管理方法

  A4コピー用紙にTODOを書いてレタートレイの1番上にのせておく。ふせんを使うのはコストが かかるので 代わりにA4コピー用紙。これなら1枚に何件もTODOが書ける。

・TODOを書く順番はTODOの発生順。もし順番に処理が必要な一連のTODOだったら、矢印で前後関係を示すと分かりやすい。

・処理が終わったらTODOを取り消し線を引くかTODOを示す記号の△を▲へ塗りつぶす。記号の塗りつぶしだと 一部終わったら半分塗りつぶすとか融通がきく。

・そして処理が終わった書類は処分するか長期保存用のファイルボックスへ入れる。

・また大半のTODOの処理が終わってきたら、新しい紙へ替えてリフレッシュする。残っているTODOは新しい紙へ書き写すのだが、本当に処理が必要か改めて考えてみて、それでも必要なものだけ書き写すことでTODOの増え過ぎを防ぐ。

  このTODOの書き方は仕事ノート、TODOの書き写し(マイグレーション)はバレットジャーナルを参考にした。

■まとめ

  コピー用紙等でTODO管理するのは コストも少ないし、融通が利くので自宅向き。TODOの頻度が少なければ職場でも使えるかもしれない。

ブンクエ

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