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文具クエスト (ブンクエ)

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家庭の書類にはセリアのファイルスタンド(ファイルボックス)

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家庭の書類整理をファイルスタンド(ファイルボックス)に統一したら、見た目がすっきりして、ファイリングも楽になった。

■家庭の書類はバラバラで大変

  家庭で扱う書類は、ハガキだったり、冊子だったり、コピー用紙だったりして、大きさ、厚さ、紙質などがバラバラで、ファイリングしにくい。そして、後から書類がドンドン増えてきて、ファイルもバラバラになって見苦しくなってしまった。

  なんとかスッキリ統一したい、ファイリングを簡単にしたいい と思って、ファイルを見直してみた。

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■今まで やってきたファイリングは

  今までやっていたのは、書類の形態に合わせて、ファイルを使い分けする方法だった。これだと、見た目が不統一なうえ、ファイリングする手間が大きいので、ちゃんと整理せずに書類を貯めこんだりして、書類を見つけるのが大変だった。

①2穴ファイル

  基本は これ。1枚から数枚の書類は、仕事のストック系書類と同じく、穴を開けてファイリングしていた。

  しかし、書類に穴を開けて、バインダーを広げて、分類された書類の中に挿し込むというのは面倒なので、穴を開けずに はさむだけで済まして、書類を落っことすことも よくあった。

②クリア(ポケット)ファイル

  穴を開けるとまずい正式書類やカタログ類、穴を開けるのが難しい冊子などは、クリアポケットに入れていた。

  これだと、ポケットのフィルムが薄いので、ペラペラめくりにくいし、書類の出し入れが面倒だった。それに、ファイルの表紙も柔らかいので、本棚に きちんと立たないのも見た目が良くない。

③ドキュメントボックス

  取扱説明書のような厚めの冊子や逆にハガキのような小さいカード類は、まとめてボックスに放り込んでいた。入れるのは簡単だが、探すにはボックスを開けて出してみないと分からなかったりして、探すのは面倒だった。

④クリアホルダー

  処理する書類は、仕事のワーキングファイルと同じく、クリアホルダーに入れていた。

  しかし、仕事と違って、置き場所がキチンと決まっていなかったので、クリアホルダーの置き場所を あちこち探すことになってしまっていた。

■ファイルスタンドとクリアホルダーに統一

    あれこれファイルを見比べた結果、この方法に たどり着いた。

①大分類 ファイルスタンド

  セリアの「ファイルスタンド」は、無地のホワイト1色なので、並べると統一感が素晴らしい。大きさはA4ファイルが入るサイズで汎用的。しかも、上と後ろの2面が全部開いているので、中身の出し入れは楽だし、多少はみ出るモノでも入れられる。(よくあるドキュメントボックスだと後ろ面の下側に壁があるものが多い)

  銀行、保険、AV家電、調理家電などの大きな分類をして、本棚に並べる。ワーキングファイルも分類の1つで、ファイルスタンドを前後逆にしてブックスタンドのようにして、手前側から自由に入れられるようにした。本や小物も同じように入れられるので、本棚全体で統一感が出る。

  分類のラベルは、ファイルスタンドの白とそろえるため3Mのポストイットカバーアップテープ」を選んで、マーカーで手書き。

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②小分類 クリアホルダー

  相手の会社、手続き、製品などで分類した書類をクリアホルダーに まとめて入れて、大分類されたファイルスタンドの中に入れる。仕事でのワーキングファイルと同様。これに入らないような厚い冊子は、そのままファイルスタンドにいれる。

  分類のインデックスは、3Mのポストイットのフィルムふせん「ジョーブ」25mm幅をクリアホルダー内側の奥の面に貼った。フィルムふせんは、 紙の ふせん より割高だが、丈夫で粘着面が広くて はがれにくいので、長期間使うには適している。

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■メリットは簡単なのに統一感があること

①書類は ただ放り込むだけなので入れるのは簡単

   穴開けパンチも不要。

②ファイルスタンドの大分類は大ざっぱなので分類も簡単

   その中のクリアホルダーは、「押し出しファイリング」にして、順番を気にしない。

③形も大きさも統一(規格化)されていて清々しい

   書類以外の本や小物の配置も一緒に統一。

■定期的に見直しが必要

  今までのファイルから新しいものへ書類を移動させる時に、もう要らない書類が結構見つかって、内容の見直しが必要だと思わされた。仕事のファイルと同じように容量規制しようかと思う。ファイルが いっぱいになってきたら強制的に見直す。

■まとめ

  専用のものを使い分けてバラバラになるより、シンプルで汎用的なもので統一(規格化)するのが良かった。分類も大分類と小分類の2種類くらいなら続けられそう。

  シンプルなファイルスタンドとクリアホルダーの組み合わせは、各々シンプルで すごく汎用的だった。

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