順に並べるだけ 『「超」整理法』
分類整理せずに整理するから「超」整理法ということらしい。それで机の上の書類がすべて なくせるというのは、素晴らしい。ぜひ机をスッキリさせてみたいが。
■なぜこの本を読んでみたか
以前紹介したように、会社でペーパーレスが進んでいるが、いまだに紙類は たくさん使っている。多いのは、資料のコピーと自分で書いたメモ。あれこれ一覧して検討するには紙が便利なのだが、いろいろな案件を並行して処理しなければならないので、油断すると机の上に書類の山ができてしまう。かといって、整理のために手間をかける時間もない。整理の手間を最小限にするらしい「超」整理法 なら、何とかならないか。
■どんな本か
分類整理の問題点を指摘し、分類整理しない 「超」整理法を提唱。
著者は、経済学者の野口悠紀雄氏。経済学についての著書のほか、情報整理の著作も多く、そのアイデアで「超整理手帳」が製品化された。
■参考にしたポイントは
この本で提唱している 「押し出しファイリング」は、書類を封筒に入れて、使った順で本棚に並べるだけ。原則は、1ヶ所、時間順。
よくある整理法は、ファイルを抜き出したら元の位置へ戻す。(順番を維持)
押し出し式は、元の位置ではなく、左端へ戻す。(順番を更新)
パソコンのファイル管理に例えると、一つのフォルダーに全てのファイルを入れて、更新日時順でソートするようなもの。ファイルを開いたら、更新日時が新しくなり、順番が上になる。
筆者は、総数1000程度のファイルをこの方法で整理しているとのこと。主に使うのは最近のワーキングファイルなので、ほとんどは数秒で見つかり、古いものも封筒の色分けで意外と見つけやすいらしい。
■実際に試してみると
「押し出しファイリング」を職場でやるには、自分の本棚スペースがないし、全ての書類でやるには、勇気が足らない。そこで、一部の書類だけで やってみた。
①ワーキングファイル
まとまった作業(タスク)に関連する書類だけをクリアフォルダーへ入れて、使った順でレタートレイに置く。同時進行のファイル数は、約10件程度。直前で使ったファイルは 1秒でアクセスでき、あまり使わないファイルでも数秒で見つかる。
クリアフォルダーなら、タイトルなど書かなくても内容が分かるし、フォルダーの色で、重要案件を識別できる。ファイルが増えて、トレイからはみ出たら、総量規制して、下の方にある古いファイルを処分する。(もし必要になったら電子ファイルを捜すと割り切った)
レタートレイは、机の上の見通しがスッキリするよう、横置き1段。中身が よく見えるよう透明なものにした。
②名刺
名刺をもらったら、日付を書いて、上から順に輪ゴムで束ねる。名刺を使ったら(名刺の相手に連絡取ったら)、束の一番上へ戻す。名刺が増えて輪ゴムで束ねにくくなったら、古い名刺は別の束に分ける。
■以前と比べると
①ワーキングファイル
以前は、資料が見つからないことやあちこち捜す手間を心配して、使うかもしれない資料やメモを 丸ごと全部机の上に積んでいた。書類が山になるので、いちいち捜す時間も かかっていた。
今では、クリアフォルダーとレタートレイの容量で総量規制したので、書類の絶対量が減った。そして、見たいファイルは、数秒以内で見つかる。 (たまには規制も役立つ)
②名刺
以前は、相手の組織ごとに分類整理して、クリアポケットファイルにファイリングしていたが、維持が大変だった。
今では、分類整理しないので、圧倒的に楽になった。よく連絡する人の名刺は、すぐ見つかるし。
■まとめ
「押し出しファイリング」の原理は簡単。試しにワーキングファイルでやってみたら、書類の山がレタートレイ1個に収まり、見たいファイルが数秒で見つかるようになって大助かり。自分流の総量規制が効いた。
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