書類が増えたらPCのフォルダのようにホルダーの中にホルダーを入れて分類
■家庭の書類をファイルスタンドで整理
家庭で扱う書類はセリアのファイルボックス「ファイルスタンド」に入れて整理している。書類は穴あけ不要、ただ放り込むだけなのでファイリングが簡単だし、様々な大きさの書類も同じボックスに入って規格化され、書棚が整然と する。
ファイルボックスの分類は ざっくり大分類なので、1つのボックスに入る書類が多い。すでにボックスの中にクリアホルダーを入れて分類をしていたが、さらに手続などのため複数の書類を まとめておくことが必要に なったりする。それにはダブルクリップなどで まとめる方法もあるが、書類の出し入れで引っかかりがちだ。
■クリアホルダーを階層化して分類
結局クリアホルダーの中にクリアホルダーを入れて細分化することにした。ちょうどPCのフォルダの中にフォルダを入れて階層化して分類するようなものだ。名付けて「クリアホルダー in クリアホルダー」。
小分類のクリアホルダーは必ず入れるのではなく、必要なときだけ入れる緩い方法。小分類のクリアホルダーを入れるときは中分類のクリアホルダーと逆向きに入れて、出し入れの際に引っかかりにくくしている。また中分類と小分類のクリアホルダーの色を変えておくと階層が分かりやすくなる。
①大分類 ファイルスタンド
②中分類 クリアホルダー (フィルムふせんでインデックス)
③小分類 クリアホルダー (②と逆向き、必要なものだけ)
■持ち歩くときにも有効
クリアホルダーをクリアホルダーの中に入れるのは家庭の書類整理に限らない。複数の種類を持ち歩くときにも有効だ。案件ごとのワーキング ファイルのクリアホルダーを まとめてクリアフォルダーに入れておくと、携帯するとき やバッグに出し入れするときに扱いが楽になる。仕切りファイルに分類して入れるより ざっくりラフに まとめてクリアホルダーに放り込む方が扱いがカンタンだ。
■まとめ
クリアホルダーだけでファイリングを階層化する方法はシンプルだから やりやすいし、モノも増えないから整理整頓しやすい。シンプルな方法こそ応用が効く。
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