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ノート1冊でいける 『情報は1冊のノートにまとめなさい』(おすすめ本)

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  仕事の情報を手帳に書いていると、ページが増えてしまって小さな手帳だと書ききれない。手帳の代わりに、ノート1冊ですまないだろうか。

■なぜこの本を読んでみたか

  会社でペーパーレス化が進んでいて、紙資料を配らず、ファイルサーバーの電子ファイルをPCで見ることが多くなった。以前だったら、資料にメモを書き込んで紙として残せたが、それが出来なくなった。アナログ派としては つらい。 手帳に詳しくメモしているとページが増えてしまって、小さい手帳では書ききれない。もし、本のタイトル通りノート1冊ですむなら大変助かるのだが。

■どんな本か

  本のタイトルだけで要点が分かってしまう という出オチのような気がするが、単に「ノートを1冊にしろ」と言っているだけではなく、たくさんのノウハウが載っている。「知の現場」(知的生産の技術研究会 編)に書かれていた著者インタビューによると、この本に書かれたアイデアの すぐ試せる敷居の低さと普遍性によってベストセラーになった とのこと。

  著者は、ジャーナリストの奥野宣之氏。取材メモの整理と原稿作成で苦労した経験から情報管理を研究。この本に続けて、 「読書は1冊のノートにまとめなさい」、「人生は1冊のノートにまとめなさい」も著している。

■参考にしたポイントは

  たくさんのノウハウの中で、特に参考にしたのは基本の項目。

①時系列、日付

   ノートの前から順に書いていって、各項目に検索の手がかりになるよう日付を書く。

②索引ファイル

  各項目に日付とタグ付けした索引を電子ファイルで作る。

③資料

   A4サイズの資料なども折りたたんでノートに貼る。

⇒まとめると、アナログ文具である紙ノートの短所をカバーし長所を活かす、検索性向上と資料の現物保存。紙ノートの短所は、数が増えてくると何をどこに書いたか捜すのが大変なこと。その短所をカバーするのが、日付などの検索キーを書くこととデジタルの索引ファイルによる検索性向上。逆に、さまざまな紙を一緒に扱えるという長所を活かしたのが、資料そのものの現物保存。

■実際に試してみると

  仕事の記録を対象に、楽にできるようアレンジしてみた。(調べるだけでなく自分流に工夫するのがブンクエ)

①時系列、日付

   とじノートに前から順に1ページ1項目で書く。後から読み返しやすくするため、 項目ごとにページを替えて、ページの上に日付とタイトルを書く。(記録は、抜けが出ないよう、とじノート時系列のシーケンシャルアクセスが良い)

  各ページだけでなく、ノートの表紙に使用開始と使用終了の日付を書く。そうすると、後で目的のノートを見つけやすくなる。

  つまり、検索キーは、先ず日付、次がタイトル。日付の同じ項目があっても少しページをめくるだけで見つかる。

②索引ファイル

  索引ファイルは、作るのは面倒だし、タグの分類で悩みそうなので、作らない。電子メールやスケジューラを使って目的の項目の日付を検索し、ノートに書かれた日付から目的の項目を見つける。(手間なく役立つのが1番)

③資料

   仕事の資料は、ほとんどがA4サイズ。A5サイズのノートならば、A4資料を二つ折りにして貼り付けるのに向いている。(普通のA5サイズのノートだと資料が少しはみ出るので、資料の幅を少しカットすると良い)

  しかし、何枚もある資料は、重要なページだけ抜き出すか、1~2枚に圧縮した縮小版をプリントして、ノートに貼っている。例えば、プリンタドライバーの設定で「冊子形式」や「製本 中とじ」などを選ぶと、A4のコピー用紙でA5の小冊子がプリントできる。

■以前と比べると

  以前は、小さなシステム手帳のページに収めようとして詳しく書かず、読み返しても よく分からなかった。また、用紙(リフィル)を業務の分野ごとに分類保存するのが面倒だった。

  今では、分量を気にせず詳しく書け、後で読み返したときに ちゃんと役立っている。ノート1冊なので、分類で悩まない。そして、読み返したい項目は、日付で検索できるので、仕事の振り返りを よくするようになった。(記録は振り返りをするため)

  自分の書くペースは、A5サイズのノート1冊で約1ヶ月。ノート2年分が、A4用ファイルボックス1個に収まり、そのまま机の引き出しに入れられるので、整理しやすい。すでに5年分以上のノートがたまっていて充実感がある。

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■まとめ

  試してみた仕事用ノートに限って言うと、ノート1冊で十分いける。大量に書いても、日付で検索して読み返せるし、そこに資料の現物が貼ってあるのは実に便利。おかげで、業務記録の振り返りを しっかりやるになった。

  (その後のノートの書き方はこちら)

amamimori.hatenablog.com

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