机の上だけでなく机の中もがスッキリ整理されていると、頭の中も整理されているような気がする。この本のようにスッキリさせられないか。
■なぜこの本を読んでみたか
前回紹介したように、机の上を整理したら、スッキリ機能的になった。今度は、机の中を整理したい。文具やオフィス用家具などを企画販売しているコクヨならば、実践的なノウハウを持っているのではないか。
■どんな本か
コクヨ社内で実際に行われている整理のノウハウ100項目が紹介されている。1つのノウハウが見開き2ページにまとめられていて、見やすくて楽しい。
コクヨは、フリーアドレス制(社員が固定した机を持たない制度)を採用しているので、持ち物を最小限にするノウハウも載っている。
■参考にしたポイントは
気になっていた机の引き出し整理について参考に。(フリーアドレスについては後回し)
①フローとストック
書類をフローとストックという観点で使い分け。
・フロー系書類(近いうちに捨てる)は、穴をあけずにファイリング。そのうち長期保存するものを整理してストックへ。
・ストック系書類(長期保存)は、穴をあけて時系列で保存。
②滑り止めマット
滑り止めマットを引出しの底に敷くと、中の文具などが動かない。(これの他に引き出しの中を文具の大きさに合わせてキッチリ区分けする整理方法も紹介されていたが、こっちの方が簡単そう)
■実際に試してみると
①フローとストック
それまでやっていた書類整理方法と組み合わせてアレンジしてみた。
・自分流のポイントは、書類の総量規制。
ここでの対象は、個人で処理中の紙の書類。(組織で共有・保存する資料は、ファイルサーバーの電子ファイルなので対象外） そして、ファイルなどの物理的容量で総量規制し、見なくなった書類を処分。(もし後で必要になったら共有の電子ファイルを捜すと割り切った)
・フロー系書類は、クリアフォルダーとレタートレイによる「押し出し式ファイリング」。(以前紹介)
作業が終わったら、後で見る書類の最小限だけをストックへ。
・ストック系書類は、すばやく閲覧するため、ページをめくりやすいO型リングの2穴リングファイル。
書類は、ファイル1冊1テーマで分類し、時系列順で とじる。書類の量は、ファイルの厚さで総量規制。
ファイルは、ファイルボックスに入れて、机の引き出しへ。机の引き出し最下段にボックス3個、ボックス1個にファイル3冊、合計ファイル9冊で総量規制してスッキリ。
②滑り止めマット
100円ショップのカーペット用滑り止めマットをカットして机の引き出しの底に敷いてみたら、スペースに余裕があっても中の文具が動き回らないので、気持ち良い。自分としては、文具をキッチリ詰め込むよりも、ミニマリストのように余白のある方が、ゆったりした気分になるので うれしい。
■以前と比べると
以前は、机の引き出しに入るだけギチギチ書類を詰め込んで、あふれたら机の上に書類を積んでいた。書類を出すのも戻すのも一苦労だった。
今では、まるで この本に載っている写真のように机の引き出しの中がスッキリ。見たいファイルは数秒で取り出せて、元に戻せる。
■まとめ
机の引き出しを整理してみたら、まるでミニマリストのようにスッキリ。そして、ファイルが秒速で出し入れできるくらい機能的になって気持ちが良い。特に、書類をフローとストックに分類して、総量規制したのが効いた。
その他 おすすめ記事は こちら
＜PR＞
