デイリーログに書いたタスク(TODO)が溜まってしまう。どうしたら良いだろうか。
■未処理タスクが溜まってしまう
「バレットジャーナル」(Bullet Journal)を やろうと試行錯誤中。スケジュール帳を利用したり、デイリーログ(1日のタスク、アイデアなどを書く)だけ書いてみたり。最近は、見映えのためにカバーをしたり、書き味のために万年筆(パイロットの「キャップレス螺鈿」)で書いたりしている。
それで毎日、思いつくタスクを書いていると、その日では処理しきれず、未処理のタスクが溜まってしまった。バレットジャーナルの基本動作では、未処理のタスクを別のページに転記して管理していくのだが、たくさん溜まると面倒で転記する気にならない。どう管理しようか?
■なぜタスクが溜まるのか?
先ずは、未処理タスクが溜まる理由を考えてみた。その結論は、タスクを思いつくタイミングとタスクが処理できる(したい)タイミングは別、ということ。いつでも思いつくが、いつでも処理できるわけではないので、たいてい後で処理することになる。その時間差をカバーできる管理方法が必要だ。
■ふせんインデックスで管理
最初に考えた管理方法は、未処理タスクのところに ふせん(ポストイット)を 貼って、インデックスとする方法。これならば、転記不要。タスクを処理したら ふせんを はがせばよい。
しかし、だんだんと手帳が ふせん だらけに なってしまった。未処理タスクを把握できているが、それで安心してしまって、タスクの処理が進んでいない。それで、タスクの優先度によって ふせんを色分けしてみたが、処理量が増えるわけでもない。もっと処理を進めるような管理方法を考えないと。
■メモ用紙で管理
次に考えた管理方法は、多少の転記は 許すことにして、メモ用紙を使う方法。
未処理タスクのうち、その日に処理できそうな(処理する気になる)タスクをメモ用紙に書き出す。書き出すのをキーワードだけにすると、本文の転記ほど面倒ではない。そして、書き出したタスクを やる気になる順番で処理する。
書き出すのは、一覧して その日の処理量を把握し、他を見ずに集中するため。バレットジャーナルの基本動作では、その日処理するタスクを手帳のデイリーログに転記する。しかし、自分の場合は、溜まった未処理タスクを捜して あちこちのページをめくって書き出すため、手帳と別のメモ用紙にした方が便利だった。
ちなみにメモ用紙は、処理が終わったら残す必要がないので、何でもよい。(今は小さくカットした裏紙をクリップで とめて使っている)
ところで、ふせんインデックスは、締め切りの決まっているタスクにだけ貼ることにした。ふせんの数が減って、締め切りを把握しやすくなった。
それから、未処理タスクのうち、必要ないとかやる気にならないタスクは削除していくのも重要。そうでないと、増える方が多い。
■仕事でのタスク管理方法
以上紹介した方法と仕事でのタスク管理方法は かなり違う。仕事では、タスクを ふせんに書いて、「親子ボード」に貼る方法。転記不要、処理の順番の入れ替えが自由自在で、タスク処理が うまく進む。しかし、これをプライベートで やろうとすると、細々したタスクが多いので、ふせんを使うのが もったいない。
■まとめ
実は、手帳にタスクを書いていく管理方法は、以前仕事でやって失敗した方法。しかし、プライベートだと締め切りの厳しいタスクは少ないので、その日できそうなタスクをメモ用紙に書き出す という ゆるいタスク管理方法で 何とかなりそう。しばらくは、これで様子を見てみる。
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