市販の手帳で満足できず、自作したタスク管理のための手帳の書き方とは?
■はじめに
前回は、プロジェクトマネージメントのようなタスク管理(プロマネ流タスク管理)が しやすいように自作した「プロマネ タスク帳」のフォーマットや特徴を紹介した。
今回は、プロマネ タスク帳の具体的な記入方法について紹介する。(これも1種の手帳術)
■プロマネ流タスク管理とは
困難は分割せよ。大きな仕事は、何から手をつけて良いか分からない。大きな仕事や大目標をシステマティックに小さな作業(タスク)や小目標に細分化して進めやすくし、その進捗をPDCA (Plan Do Check Action)で管理する。
①大きな仕事や目標を書く。
②それらを小さな作業の単位(タスク)に細分化する。(階層化する)
③小さなタスクや目標の実行結果を書く。
実行したか、結果が良かったか を見える化する。それによって、確実にタスクを実行し、結果が悪ければ対策する。(PDCAを回す)
■プロマネ タスク帳の記入方法
プロマネ タスク帳に自分で書いている記入方法を紹介する。(もちろん これに限らず自由に書いて良い)
①WBS
・大項目
ページの上に仕事の分類を書く。例えば、商品○○関連など。
・中項目
グレーの行にタスクの分類とタスク番号を書く。例えば、商品○○企画など。
もしタスクの分類が多い場合は次ページへ続けて書く。
・小項目
グレーの行の下、白い行の左側の列にタスクを書く。例えば、市場調査など。
もし、そこで書いたタスクの内容が すぐ実行方法が思いつかないほど大きいと思ったら、中項目として扱うことにして、グレーの行へ転記し、その下の白い行へ細分化したタスクを書いていく。(段階的に詳細化) このとき各項目にタスク番号を振っておくと階層化の関係がすぐ分かる。
そして、タスクを実行したら、右側の列に結果を書く。結果が良くない場合は、対策となるアクションも書く。右側の列が未記入のタスクは未実行だと すぐ分かる。
②会議メモ
・大項目
ページの上に会議の分類を書く。例えば、部内会議など。
・中項目
グレーの行に会議の日付と目的を書く。例えば、月末実績評価など。(会議の開催ごとに書く)
・小項目
グレーの行の下、白い行の左側の列に会議の結論として決定事項とアクション(タスク)を書く。例えば、報告書提出など。
もし、結論が多い場合は、次のグレーの行を飛ばして、その次の白い行へ続ける。グレーの行が未記入なら、項目が続いていることが分かる。
そして、その行の右側の列に実行結果を書いて、アクションをフォローする。
③集計表
・大項目
ページの上に集計するものの分類を書く。例えば、販売数など。
・中項目
グレーの行に集計する項目と数量を書く。例えば、年度販売目標数など。
・小項目
グレーの行の下、白い行に集計の内訳を書く。例えば、第1四半期販売目標数など。
もし、タスクの内容が まだ大きいと思ったら、中項目として扱うことにして、グレーの行へ転記し、その下の白い行へ細分化した内訳を書く。(段階的に詳細化) 各項目に日付などを書いておくと階層化の関係がすぐ分かる。
そして、比較する数字がある場合、左右の列に書き分ける。例えば、目標販売数と販売実績など。
④アイデア出し
・大項目
ページの上にアイデア出しのテーマを書く。例えば、ボールペンなど。
・中項目
グレーの行にアイデア出しの目的を書く。例えば、新製品企画など。
・小項目
グレーの行の下、白い行にグレーの行の項目から連想されるものを書く。例えば、ターゲットユーザなど。(まだ思い付きだけで、必ずしも正解でなくても良い)
そして、その行の内容を、グレーの行へ転記し、その下の白い行へ また連想されるものを書く。(段階的に具体化)
そうして、書いた内容がある程度具体化したら、アイデアを まとめに採用する項目を選択して、丸印で識別する。(アイデアは、広げて、縮める)
⑤旅行準備
・大項目
ページの上に旅行の分類を書く。例えば、出張など。
・中項目
グレーの行旅行のの目的を書く。例えば、技術研修など。
・小項目
グレーの行の下、白い行に旅行の情報や準備作業の項目を書く。例えば、旅行先、宿泊予約など。
そして、その項目の内容は、別の白い行へ詳しく書く。(段階的に具体化) このとき具体化する項目に引用符を書いておくと詳細化の関係がすぐ分かる。
もちろん、旅行の日程は、プロマネ スケジュール帳へ転記する。
■まとめ
プロマネ タスク帳の具体的な記入方法や記入例について紹介した。
その他 おすすめ記事は こちら
ところで、製本直送.comのオンデマンド販売サービスを利用して、ここで紹介した自作手帳を試しに販売してみます。ご興味のある方は下記リンク先を ご覧ください。
＜PR＞
