受験は期限の決まった「プロジェクト」だ。プロマネ流のスケジュール管理方法が応用できる。
■はじめに
受験は大変だ。息子の大学受験のとき、準備が不十分で悔いが残った。事前に ちゃんと調べておけば、もっとチャンスがあったのに。だから、受験のためのスケジュール管理方法を考えてみた。
受験は、期限が決まっていて、志望校を決めたり、受験勉強をしたり、たくさんの作業(タスク)のある1種の「プロジェクト」だ。だから、受験にもプロジェクトマネージメントのような時間管理(プロマネ流スケジュール管理)が向いているはずだ。
■プロマネ流スケジュール管理とは
困難は分割せよ。作業を細分化して管理する、プロジェクトマネージメントで言うところのWBS(Work Breakdown Structure)による工程管理。
①仕事の締め切りを決める。
②締め切りまでに必要な作業を小さな作業の単位(タスク)に細分化する。
③タスクに予定(時間)を段取り良く割り当てる。 (他のタスクと干渉しないよう)
予定の割り当ては、システマチックに、長期的な大ざっぱな予定から徐々に細かい予定を決めていった方が、うまくいきやすい。
■プロマネ流スケジュール管理の手帳術
プロマネ流スケジュール管理に向いているプロマネ スケジュール帳を例にして、記入方法を紹介する。 (※記入方法を示すための例であり、実際の日程とは違うので注意ください)
①メモ (階層化)
WBSとして大きな作業をタスクへ細分化するのが目的。
・先ず、大項目として志望校決定、受験勉強、入試などの大きな作業を書く。
・次に、小項目としてその作業の内訳となるタスクを大項目の下に書く。例えば、志望校決定なら、オープンキャンパス、募集要項確認、三者面談など。
・その後、タスクが完了したら、結果を行の右側に書く。
②年間スケジュール
年間通してのスケジュールの見通しを立てるのが、目的。
・①メモで書いたタスクの予定を月単位で書く。大項目ごとに列を分けると分かりやすい。
・この時点では、日付まで分からないことが多いので、大ざっぱに月単位で書ければよい。
・タスクの予定を書くときは、他のタスクと あまり重ならないように配分する。
③月間スケジュール
具体的な作業予定を決めるのが目的。
・②年間スケジュールに書いたタスクの予定が近づいてきたら、実行する日にタスクを書く。
・複数日に またがる予定は、線を引いて表す。
■まとめ
受験のスケジュール管理のための手帳術について紹介した。
大きな作業をタスクへ細分化して全体の作業内容を把握し、予定の全体の見通しを縦ながら徐々に具体化していくのがポイント。そうすると、タスクを見落としなく、段取り良く割り当てて、時間を うまく使える。
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