試行錯誤の結果、 仕事のTODO管理は ふせんとメモの使い分け
■TODO管理には ふせんが便利
やらなければいけない仕事のアクション(TODO、タスク)を管理するのには、アナログがとっつきやすい。 ふせん(Post-itなど)に書くのは、ポピュラーな方法だが、うまく使わないとマンネリになって、やっぱり忘れがち。
忘れず確実に実行するためのポイントは、とにかく目につくようにして、意識に上るようにすること。特にPCモニタの額縁など、同じ場所に ふせんが貼って有ると、見慣れて意識しなくなってしまうので危険。ふせんの位置を常に入替するのが重要。そして、目立つが、作業の邪魔になったり、はがれ落ちない場所が要る。
■忘れないためのTODO管理方法は「親子ボード」
そこで、『続「超」整理法』に書いてあったTODOボードをヒントに、大小2つのTODOボードで管理する「親子ボード」を考えた。
先ず、思いついたTODOを ふせんに書いて 大きいボードに貼っておく。そして、当日やるべきTODOの ふせんを小さいボードへ移動させて、その日は小さいボードのTODOに集中。こうすると、TODOを書いた ふせんの位置が常に入れ替わるので、マンネリにならない。
■親子ボードは文房具で自作
親子ボードは、自作。スライドバーファイルやカットしたクリアホルダーに黒い下敷きや厚紙を入れて、そこに ふせんを貼る。ファイルやホルダーを使うのは、ふせんが はがれ落ちないようにするため。これらは透明なので、カバーをめくらなくても ふせんが見える。黒い台紙は、カラフルな ふせんを目立たせるため。
■TODOを全部 ふせんに書くのは もったいない
親子ボードは、上手く機能していたのだが、ちょっとしたTODOまで ふせんに書いていると、大量に ふせんを使うことになって、もったいない気がしてきた。ちょっとしたTODOというのは、電話を折り返したり、メールに返信したり、やろうと思ったら数分で できること。1日で何件も発生する。
一方、数分で できないTODOは、ふせんに書いて、実行するタイミングを 入れ替えるだけの意味がある。
■ちょっとしたTODOはマウスパッドメモに
ちょっとしたTODOは、メモ用紙に書くことにした。PCのキーボードの横に置いている「マウスパッドメモ」ならば、すぐにTODOのメモを書くことが できる。マウスパッドメモとは、自作のメモ用紙ホルダーをマウスパッドにしたもの。プリント済みのコピー用紙の裏紙も使えるので、とても経済的。
TODOを すぐメモに書く というのは、プライベートでやっているバレットジャーナルのラピッドロギングも参考になっている気がする。
■結局たどり着いたTODO管理方法
結局最近やっているのは、こんな方法。
①TODOを すぐにメモ
・数分で できるようなちょっとしたTODOはマウスパッドメモのメモ用紙に書く。
・そうでないTODOは、ふせんに書いて ふせんボードかマウスパッドメモに貼る。
その日実行するTODOはマウスパッドメモに。(親子ボードの子ボードの代わり)
そうでないTODOは、ふせんボードに。
②メモ用紙に書いた ちょっとしたTODO
手が空いたらすぐに実行
③マウスパッドメモに貼ったTODO
まとまった時間がとれたら実行
④ふせんボード
マウスパッドメモの TODOが なくなったり、別の日になったら、TODOの締め切りなどの優先度を考えてマウスパッドメモへ移動。
■まとめ
試行錯誤の結果、ふせんボードとマウスパッドメモを使ったTODO管理に たどり着いた。今のところ、柔軟性の高い この方法で、仕事のTODO管理が うまく回っている。
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