スケジュール管理するのに手帳(アナログ)とアプリ(デジタル)の最適な使い分けとは? (手帳会議)
■はじめに
仕事のスケジュールは、手帳だけで全てを管理するのは もちろんムリ。手帳とアプリの両方を使うにしても、その使い分けをハッキリしないと使い方に悩む。最適な使い分け方法を考えてみた。
■手帳とアプリの使い分け
スケジュール管理方法を大きく2種類に分けて、手帳とアプリで使い分けする。
①プランナー(時間配分管理) ⇒手帳(アナログ)
仕事の締め切りを把握して、大雑把な予定と時間の割り振りを決める。
⇒時間配分管理に特化した「プロマネ スケジュール帳」を自作した。時間の割り振りが簡単。
②スケジューラー (予定実行管理) ⇒アプリ(デジタル)
①の大雑把な予定に応じて、細かい予定を決め、確実に実行するようにする。
⇒会社のグループウェア「Outlook」を利用。仕事仲間と予定を共有。リマインダーで予定を思い出せる。メールや会議資料など からコピペして、予定の内容も詳しく分かる。検索も簡単なので、過去の仕事記録の検索にも役立つ。
■手帳とアプリの長所
手帳とアプリの使い分けをするため、各々の長所を整理してみた。
①手帳の長所
・自由
どこに何を書くのも自由。記号や色分けも簡単。⇒ガントチャートなども簡単。
・一覧性
長期間の予定を好きな細かさで すぐに見られる。⇒長期予定を立てやすい。
・早い
起動が不要だから すぐ開いて見られる。⇒予定の有無がすぐ分かる。
②アプリの長所
・共有
ネットワークで情報を共有できる。⇒仕事仲間と予定を共有。
・リマインダー
予定時間の前にアラームを鳴らせる。⇒予定を忘れず実行。
・検索
キーワード検索できる。⇒昔の予定を調べて将来へ活かす。
■まとめ
スケジュール管理方法をプランナーとスケジューラーに大きく分けて、「プロマネ スケジュール帳」と「Outlook」で使い分けると、手帳とアプリの長所が両方活かせて、使い分けで悩まずに済んだ。
■追記
その後、勤め先の方針変更でスマホ アプリ「BlackBerry」を使えるようになった。スマホで会社のメールやグループウェアにアクセスできるようになり、手元でリマインダーが鳴ったりして、ますますスケジューラーとしてデジタルが便利になった。
ちなみに、プライベートのスケジュール管理は、プランナーが不要なので、スケジューラーとして汎用性の高いアプリの「Google Calendar」を使っている。しかし、家族との予定の共有は、手書きメモやカレンダーによるアナログ。
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