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スケジュール管理は手帳(アナログ)か アプリ(デジタル)か?

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スケジュール管理するのに手帳(アナログ)とアプリ(デジタル)の最適な使い分けとは

 ■はじめに

  仕事のスケジュールは、手帳だけで全てを管理するのは もちろんムリ。手帳とアプリの両方を使うにしても、その使い分けをハッキリしないと使い方に悩む。最適な使い分け方法を考えてみた。

■手帳とアプリの使い分け

  スケジュール管理方法を大きく2種類に分けて、手帳とアプリで使い分けする。

①プランナー(時間配分管理) ⇒手帳

  仕事の締め切りを把握して、大雑把な予定と時間の割り振りを決める。

時間配分管理に特化した「プロマネ スケジュール帳」を自作した。時間の割り振りが簡単。

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②スケジューラー (予定実行管理) ⇒アプリ

  ①の大雑把な予定に応じて、細かい予定を決め、確実に実行するようにする。

⇒会社のグループウェアOutlook」を利用。仕事仲間と予定を共有。リマインダで予定を思い出せる。メールや会議資料など からコピペして、予定の内容も詳しく分かる。検索も簡単なので、過去の仕事記録の検索にも役立つ。

■手帳とアプリの長所

  手帳とアプリの使い分けをするため、各々の長所を整理してみた。

①手帳の長所

・自由

  どこに何を書くのも自由。記号や色分けも簡単。⇒ガントチャートなども簡単。

・一覧性

 長期間の予定を好きな細かさで すぐに見られる。⇒長期予定を立てやすい。

・早い

  起動が不要だから すぐ開いて見られる。⇒予定の有無がすぐ分かる。

②アプリの長所

・共有

  ネットワークで情報を共有できる。⇒仕事仲間と予定を共有。

・リマインダ

  予定時間の前にアラームを鳴らせる。⇒予定を忘れず実行。

・検索

  キーワード検索できる。⇒昔の予定を調べて将来へ活かす。

■まとめ

  スケジュール管理方法をプランナースケジューラーに大きく分けて、「プロマネ スケジュール帳」と「Outlook」で使い分けると、手帳とアプリの長所が両方活かせて、使い分けで悩まずに済んだ。

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