TODO管理は手帳よりボードで『続「超」整理法』(おすすめ本)

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やるべきTODO(アクション)を後回しにして締め切りに間に合わなかったり、忘れてしまったり。ありがちだが、本当に困る。どうにか管理できないか?

■なぜこの本を読んでみたか

やらなければならないアクションを忘れてしまうことがよくある。TODOアプリだと、表示がジャマでつい無視してしまう。手帳に書くと、時々しかそこを開かない。ふせん(ポストイット)に書いて目の前に貼ると、見えてるのになかなか実行できず、困ってしまった。少しでも良いからアクション管理方法のヒントが欲しい。

■どんな本か

以前紹介した『「超」整理法』の続きで、今度は時間管理がテーマ。スケジューリングや時間節約の方法など提唱している。そのうちの一覧スケジュール表が、製品化されて「超整理手帳」になった。著者は、経済学者の野口悠紀雄氏。

■参考にしたポイントは

スケジューリングの基本であるやるべき仕事の把握方法は2つ。

①TODOボード

未処置案件をふせん(ポストイット)に書き、ボードに貼って一覧。

②すぐやるメモ

1日の中で処理すべき案件をメモ用紙に書き、クリップでとめておく。

■実際に試してみると

ふせんで管理するアクションは、非定常の単発作業。

定常のルーチン作業やスケジュールで決まっている作業は、ふせんに書かない。また、短時間で実行できる簡単な作業も、ふせんに書かず、即時実行。(いちいちふせんに書くと、ふせんの整理が面倒)

アクションは、全てポストイット75×25サイズに書くことにして、そのサイズに合わせたボードを自作した。

①TODOボード

A4サイズのボードを自作。このサイズだと、ふせんが20枚以上貼れて、アクションが一覧できる。そして、ふせんの位置を常に入れ替えて、意識上での新鮮さを維持する。当日分を別のボードへ移したり、アクションの優先度を見直して優先度の高いアクションを手前に移動。

ふせんの数は、ボードの大きさで「総量規制」。ボードからあふれたら、優先度の低いアクションを取り消して、ふせんを処分。

②すぐやるメモ

A6スリムサイズのボードを自作。このサイズだと、ふせんが5枚まで貼れる。当日分のアクションをA4サイズのボードから移し替え。前日やり残したアクションは、優先度を上げて、ふせんの位置を移動。

当日やるべきアクションだけが目に入ることで、気を散らさず集中して実行できる。アクションが終わったら、ふせんを処分。(捨てるか、仕事用ノートに貼る)

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■以前と比べると

以前は、アクションをふせんに書いても、うまく実行できなかった。うまくいかない原因は、アクションの優先度がはっきりせず後回しにしたり、いつも同じ場所に貼ってあると見慣れてしまったり、手帳に貼ると開き忘れたりなどとさまざま。

特に、ふせんを見慣れてしまって、すぐ実行しようと意識しなくなるのは困ってしまった。(まるで、刺激に反応しなくなる心理学上の「馴化」現象のよう)

今では、大小2つのボード(親子ボード)を2段階(一覧と当日)で使い分けて、ふせんの入れ替えによって常に意識し、当日やるべきアクションに集中して、しっかり実行できるようになった。重要なのは、変化を習慣化する仕組み。(まるで刺激を変化させた「脱馴化」のよう)

■他と比べると

アクションをふせんに書いてボードや手帳に貼るという管理方法は、多くの人が提唱していて、そのための製品も販売されている。優先度を緊急度などで区分けしたり、手帳などに貼ってアクションの予定を決める方法も多い。しかし、そういう決め事の多い方法は、あまりマメでない自分にはムリ! 特に、アクションの予定は簡単に決められない。予定の決まった作業優先なので、アクションの進み具合を見ながらでないと。

一方、自分流の管理方法は、大小2つのボードを使い分けという簡単な方法なので、マメでない自分でも実行できている。

■まとめ

TODO(アクション)をふせんに書いて大小2つの親子ボードに貼るアクション管理方法は、変化を習慣化する仕組みで、簡単なのに効果的。マメでない自分でもしっかりアクションを実行するようになったので、お勧め。

この本には、時間管理のノウハウがいろいろ載っているので、興味のある人は実際に読んでみてはどうだろうか?

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